Quy ước hoạt động của Ban liên lạc Họ Đồng Việt Nam

Chương 1 - TÔN CHỈ – MỤC ĐÍCH

Điều 1. Họ Đồng Việt Nam là tổ chức xã hội dòng họ, hoàn toàn tự nguyện của những người họ Đồng Việt Nam, hoạt động trong khuôn khổ Pháp luật của Nhà nước Việt Nam

Mục đích tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Việt Nam là tập hợp, đoàn kết tất cả những người họ Đồng có chung tâm nguyện hướng về cội nguồn, kết nối dòng họ, tri ân tiên tổ và các bậc tiền bối, giúp nhau xoá đói giảm nghèo; khuyến học khuyến tài; vinh danh những người họ Đồng có công với dân với nước; biểu dương “người tốt việc tốt”; giáo dục các thế hệ đi sau học tập, giữ gìn và phát huy những tinh hoa và truyền thống tốt đẹp của dòng họ.

Chương 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Điều 2. Họ Đồng Việt Nam được hình thành theo 2 cấp:

1/ Họ Đồng toàn quốc (gọi là BLL họ Đồng Việt Nam)

2/ Họ Đồng các tỉnh, thành phố trực thuộc TW (Gọi là BLL họ Đồng tỉnh,Thành phố)

3/ Cơ cấu tổ chức:

- Trưởng ban, các Phó Trưởng ban và các ủy viên

- Phó BLL kiêm trưởng các tiểu ban trực thuộc và Trưởng Chi nhánh ở một số địa phương có số lượng họ Đồng lớn.

- Các Trưởng, Phó Chi nhánh địa phương là ủy viên BCH Ngoài ra, Họ Đồng Toàn quốc còn thành lập các tổ chức trực thuộc khác như Câu lạc bộ Doanh nhân họ Đồng Việt Nam và các tổ chức khác khi cần.

Các vị lãnh đạo chủ chốt của các Họ Đồng cấp dưới đều là Uỷ viên của Họ Đồng cấp trên, bảo đảm cho công việc được thống nhất và thông suốt.

Điều 3. Ban liên lạc họ Đồng Việt Nam do Đại hội đại biểu họ Đồng toàn quốc 5 năm một lần cử ra. Hàng năm, trong các kỳ họp toàn thể của BLL họ Đồng Việt Nam, có thể có điều chỉnh một số Uỷ viên, để một số vị già yếu hoặc không có điều kiện tham gia nghỉ việc và bổ sung thêm một số Uỷ viên mới.

Những vị được cử vào BLL họ Đồng Việt Nam là những vị có tâm huyết nhiệt tình với dòng họ Đồng, có sức khoẻ và có điều kiện cho hoạt động Việc họ.

Thành viên trong BLL họ Đồng Việt Nam bao gồm các vị đứng đầu hoặc đại diện của các BLL họ Đồng ở các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương và một số người tiêu biểu, nhiệt tình, tâm huyết với dòng họ.

Điều 4.  BLL họ Đồng Việt Nam có Bộ phận thường trực từ  10-15 người, bao gồm :

- Trưởng và các Phó trưởng Ban liên lạc

- Tổng thư ký

- Một số Uỷ viên Thường trực là những người đứng đầu các bộ phận trực thuộc BLL

Điều 5.  Các Tiểu ban trực thuộc của BLL họ Đồng Việt Nam gồm có :

- Tiểu ban Nhân sự

- Tiểu ban Tộc phả, tư liệu

- Tiểu ban tuyên truyền – khuyến học

- Tiểu ban Tài chính

- Câu lạc bộ Doanh nhân họ Đồng Việt Nam

- Các Chi nhánh Họ Đồng các tỉnh thành.

Chương 3. NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA CÁC BỘ PHẬN

Điều 6. Bộ phận Thường trực của BLL họ Đồng Việt Nam giải quyết công việc của BLL để ra trong thời gian giữa hai kỳ họp của BLL họ Đồng Việt Nam. Thường trực BLL họ Đồng Việt Nam họp thường kỳ ba tháng một lần và toàn thể BLL họp mỗi năm 1 lần.

Điều 7. Nhiệm vụ của các thành viên trong Bộ phận Thường trực:

- Trưởng BLL họ Đồng Việt Nam phụ trách chung, có trách nhiệm cùng với Bộ phận Thường trực của BLL bảo đảm sự hoạt động của BLL theo đúng Quy chế này, tuân thủ Pháp luật hiện hành.

2. Các Phó Ban  thay mặt và có trách nhiệm giúp Trưởng ban điều hành một số hoạt động của BLL theo sự phân công của Trưởng ban. Các Phó Ban chủ động trong công việc được giao, thường xuyên báo cáo về tình hình và kết quả công việc cho Trưởng ban .

3. Tổng thư ký có nhiệm vụ dự thảo kế hoạch công tác của BLL trong từng giai đoạn nhất định; phối hợp với các chức danh và bộ phận liên quan trong BLL để tổ chức thực hiện kế hoạch đã được BLL thông qua; điều hành và giải quyết các công việc hàng ngày của BLL.

4. Các Ủy viên thường trực thực hiện những nhiệm vụ của chức danh được ghi trong Điều 4, Điều 8, Điều 9, Điều 10 của Quy chế này; đồng thời thực hiện những công việc cụ thể trong từng thời gian nhất định do Trưởng BLL giao, sau khi đã bàn bạc thống nhất với từng vị.

Điều 8. Nhiệm vụ của các Ban chuyên trách:

- Tiểu ban Nhân sự:

- Làm công tác tổ chức của BLL, có trách nhiệm phát hiện, kết nối, kết nạp các nhánh dòng họ và tổ chức các cuộc Hội nghị lớn, các cuộc hành hương về các di tích, các lăng mộ, từ đường lớn của dòng họ; tổ chức nghi lễ đón tiếp các đoàn khách trong và ngoài nước, thăm hỏi hiếu hỷ của họ Đồng Việt Nam; đồng thời nghiên cứu hướng dẫn các họ Đồng địa phương, về các biểu trưng và các bài hát ca ngợi truyền thống tốt đẹp của dòng họ Đồng Việt Nam, giới thiệu các mẫu từ đường, lăng mộ ở VN.

Ban Nhân sự gồm có Trưởng ban, Phó ban và một số ủy viên.

- Tiểu ban Tộc phả, tư liệu:

- Chịu trách nhiệm nghiên cứu, sưu tầm, quản lý và giới thiệu các Tộc phả, Gia phả, Quy ước, Tộc ước của các nhánh dòng họ Đồng Việt Nam; nghiên cứu, biên soạn, hướng dẫn các dòng họ Đồng về nội dung và cách thức tục biên hoặc lập mới Tộc phả, Gia phả, Quy ước, Tộc ước, tổ chức sưu tầm, giới thiệu và phục vụ khai thác các Tộc phả, Gia phả và tư liệu dòng họ; biên soạn tài liệu; giúp đỡ các dòng họ sưu tầm tài liệu, kết nối các dòng họ có chung nguồn gốc.

Ban Tộc phả, tư liệu gồm có Trưởng ban, Phó ban và một số ủy viên.

- Tiểu ban Tuyên truyền – Khuyến học:

-  Phụ trách biên tập Bản tin nội tộc “Thông tin họ Đồng Việt Nam” và Trang tin điện tử

- Bản tin nội tộc “Thông tin họ Đồng Việt Nam” là một ấn phẩm định kỳ ba tháng một lần của họ Đồng VN. Bản tin có trách nhiệm quảng bá các hoạt động dòng họ trên phạm vi cả nước.

- Một số Uỷ viên Ban biên tập phụ trách từng chuyên mục hoặc một số công việc chung của Bản tin nội tộc.

- Trang tin điện tử www.hodong.vn  là một cổng thông tin điện tử của họ Đồng Việt Nam, có trách nhiệm thường xuyên quảng bá các hoạt động của dòng họ.

- Thực hiện công tác khuyến học,  thường xuyên thu thập thông tin về các đối tượng để vinh danh nhân tài, trao Giải thưởng khuyến học, trao học bổng, trợ giúp khó khăn theo quy định của Quỹ Tấm lòng vàng họ Đồng VN, cùng các bộ phận khác tổ chức các buổi Lễ Vinh danh, trao giải thưởng khuyến học, học bổng, trợ giúp khó khăn và các hoạt động xã hội khác.

-  Ban Tuyên truyền – khuyến học gồm có Trưởng ban, Phó ban và một số ủy viên.

- Tiểu ban Tài chính:

- Có trách nhiệm vận động, kêu gọi tài trợ, tổ chức xây dựng và quản lý các Quỹ của họ Đồng Việt Nam.

Ban Tài chính gồm có Trưởng ban, Phó ban và một số ủy viên.

- Câu lạc bộ Doanh nhân họ Đồng Việt Nam:

- Câu lạc bộ (CLB) Doanh nhân họ Đồng Việt Nam là một tổ chức nghề nghiệp của các doanh nhân họ Đồng Việt Nam do Họ Đồng Việt Namthành lập.

- CLB có Qui chế tổ chức và hoạt động riêng do Đại hội CLB Doanh nhân họ Đồng Việt Nam thông qua, được Thường trực Họ Đồng ViệtNam phê duyệt. Các quy định trong Quy chế của CLB phải phù hợp với những quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Họ Đồng ViệtNam.

- Chủ nhiệm CLB Doanh nhân họ Đồng Việt Nam là Phó BLL họ Đồng Việt Nam.

- Trong trường hợp Họ Đồng Việt Nam thành lập thêm CLB khác hoặc đơn vị thành viên khác thì những đơn vị đó cũng có Quy chế riêng do Thường trực Họ Đồng Việt Nam phê duyệt và có đại diện tham gia BLL họ Đồng Việt Nam.

- Các Chi nhánh Họ Đồng ở các tỉnh thành:

- Các BLL họ Đồng tại các địa phương sau khi có Quyết định công nhận của Thường trực họ Đồng Việt Nam, sẽ là thành viên chính thức của BLL họ Đồng Việt Nam. Chức năng nhiệm vụ của các Họ Đồng địa phương cũng tương tự như của Họ Đồng Việt Nam nhưng hoạt động trong từng địa phương. Các BLL họ Đồng địa phương có các Quy chế, Qui ước tổ chức và hoạt động riêng phù hợp với đặc điểm của địa phương mình nhưng không trái với Quy chế, tổ chức và hoạt động của họ Đồng Việt Nam.

- Tiêu chí: Đối với Trưởng Chi nhánh phải là người tiêu biểu, có uy tín và tâm huyết với dòng họ. Đối với Phó Chi nhánh ngoài những tiêu chí trên ưu tiên những người làm chủ doanh nghiệp.

- Trưởng, Phó ban BLL họ Đồng các tỉnh thành có nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động của Họ Đồng địa phương. Trưởng ban các BLL địa phương là những sợi dây liên lạc giữa địa phương và BLL họ Đồng Việt Nam, có trách nhiệm thường xuyên tổ chức cung cấp thông tin về tình hình hoạt động dòng họ ở địa phương để đưa tin lên Trang tin điện tử www.hodong.vn và Bản tin nội tộc “Thông tin họ Đồng Việt Nam”; đồng thời có nhiệm vụ truyền đạt những chủ trương, chương trình hoạt động Việc họ của BLL họ Đồng Việt Nam đến các thành viên BLL họ Đồng tại địa phương.

Điều 9: Các Hội đồng Dòng họ và HĐGT họ Đồng

Hội đồng Dòng họ và HĐGT họ Đồng là tổ chức dòng họ theo huyết thống, có tổ chức chặt chẽ theo “Tộc ước” của dòng họ. Đây là cơ sở chính để tiến hành các Việc họ, và cũng là đối tượng vận động và hướng dẫn Việc họ của các BLL họ Đồng địa phương và BLL họ Đồng Việt Nam.

Trưởng Tộc là một thành viên đương nhiên của HĐGT. Trưởng Tộc có năng lực và uy tín có thể giữ luôn chức danh Chủ tịch HĐGT. Chủ tịch HĐGT do cả dòng họ hoặc do HĐGT bầu ra để cùng Trưởng tộc điều hành mọi công việc của dòng họ. Hội đồng Dòng họ và HĐGT hoạt động theo Quy ước do dòng họ quy định phù hợp với Quy chế này.

Chương 4. KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

Điều 10. Quỹ Hoạt động thường xuyên của BLL họ Đồng VN:

1. Các nguồn thu cho Quỹ Hoạt động thường xuyên của Họ Đồng Việt Nam

- Do sự đóng góp của các thành viên trong BLL họ Đồng VN. Mỗi thành viên tham gia BLL đều có nghĩa vụ đóng góp hàng năm một số tiền do BLL quy định. Số tiền này có thể thay đổi theo nhiệm kỳ hoặc theo thời gian.

- Tiền thu được do sự ủng hộ hoặc tài trợ của các cá nhân và tập thể trong và ngoài dòng họ, các tổ chức, đoàn thể, các doanh nghiệp trong nước và ở nước ngoài.

- Tiền thu được từ các hoạt động được phép khác

- Tiền đóng góp của các tổ chức thành viên của BLL như Câu lạc bộ Doanh nhân họ Đồng VN, đóng góp của các BLL  họ Đồng ở các địa phương.

2. Các khoản chi từ Quỹ Hoạt động thường xuyên của họ Đồng ViệtNam:

- Chi cho các cuộc hội họp do BLL tổ chức.

- Chi cho các cuộc hành hương, dự các lễ giỗ Tổ, khánh thành từ đường, dự các cuộc họp ở các địa phương hoặc các chuyến đi làm việc họ khác.

- Chi cho việc thăm hỏi, phúng viếng “tứ thân phụ mẫu”, vợ hoặc chồng và bản thân các Uỷ viên BLL Họ Đồng Việt Nam khi có điều kiện.

-   Chi cho văn phòng phẩm, in ấn tài liệu và bưu điện phí .

Điều 11. Quỹ Tấm lòng vàng họ Đồng Việt Nam:

Nguồn thu dựa vào việc vận động sự hảo tâm đóng góp của các tổ chức, cá nhân, các nhà tài trợ cho Quỹ.

Chi làm Giải thưởng cho học sinh xuất sắc, Học bổng cho các cháu điển hình vượt khó vươn lên học giỏi, Trợ giúp cho các gia đình có khó khăn đặc biệt và các chi phí tổ chức Lễ Vinh danh nhân tài họ Đồng, trao Giải thưởng khuyến học, học bổng, trợ giúp khó khăn theo định kỳ (có Quy chế riêng của Quỹ này).

Điều 12. Nguyên tắc thực hiện công tác tài chính :

Tất cả các việc thu chi của các Quỹ đều phải thực hiện trên nguyên tắc tài chính công khai theo đúng quy định của Nhà nước. Phải minh bạch trong thanh toán bằng các chứng từ hoá đơn theo quy định. Sử dụng các phương tiện hiện đại về công nghệ thông tin để công tác tài chính được nhanh, nhưng vẫn bảo đảm nguyên tắc quy định về tài chính.

Hàng năm, Ban Kinh tế phải có văn bản báo cáo và được Thường trực BLL họ Đồng VN phê duyệt về quyết toán thu chi năm trước, và về dự toán kinh phí hoạt động năm sau .

Chương 5. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13 . Hiệu lực của bản Quy ước

Bản Quy ước này gồm 5 chương, 14 điều, đã được các đại diện BLL họ Đồng các địa phương, đại diện Hội đồng Dòng họ, HĐGT của các dòng họ Đồng Việt Nam đóng góp ý kiến, và được thông qua tại Đại hội đại biểu toàn quốc họ Đồng Việt Nam ngày 26 tháng 04 năm 2015 tại Hà Nội.

Những quy định ghi trong Bản Quy ước này có giá trị thi hành từ ngày 01.tháng 05 năm 2015.

Điều 14. Sửa đổi, bổ sung Quy ước

Trong quá trình thực hiện Quy ước này, nếu thấy có điều gì cần sửa đổi, bổ sung thì Thường trực BLL họ Đồng Việt Nam có trách nhiệm nghiên cứu, chỉnh sửa, bổ sung, và kịp thời thông báo trên Bản tin nội tộc và Trang tin điện tử của họ Đồng Việt Nam cho các Uỷ viên BLL họ Đồng VN, các đơn vị thành viên của BLL họ Đồng VN, các BLL họ Đồng các địa phương, các Hội đồng dòng họ và các HĐGT trong toàn quốc biết và thực hiện./.